SIPAR
|
1997-1999
I - PROGRAMA DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN:
La principal cuestión que presentan las unidades administrativas del Poder Ejecutivo es lo relativo al volumen documental que producen y la falta de espacio que conlleva su conservación. En la última década, los avances tecnológicos, han generado cambios importantes en la gestión y soporte documental y su valor legal como también así en la diversidad de sistemas de reproducción que lejos de disminuir la acumulación y diversidad de documentos la ha incrementado.
La problemática señalada no solo se
observa en el ámbito estatal sino también en las entidades de carácter privado
como mutuales, asociaciones, empresas, que se acercan buscando asesoramiento y
soluciones alternativas. Es por ello
que este programa reviste una importancia fundamental entre las actividades del
Archivo Intermedio y que se encara a través de distintos subprogramas:
1.- Estudios
de selección y plazos de conservación:
Se asesora sobre el estudio de valores que corresponden a la función administrativa (administrativos, legales y contables) a partir de los cuales el Archivo Intermedio evalua los valores secundarios (informativos y/ o investigativos) de cada serie documental que producen las distintas áreas administrativas del Poder Ejecutivo para establecer los plazos de conservación.
También se presentan casos de organismos que cuentan con Tablas de Plazos de Conservación aprobadas por el correspondiente Decreto pero dado los cambios que se operan requieren de una reevaluación total o parcial de mismos.
Los dos tipos de gestión siempre deben culminar con la aprobación del Decreto respectivo.
A continuación se señalan los asesoramientos realizados para elaboración de Tablas de Plazos de Conservación, para reevaluación de algunas de las series y los que alcanzan el dictado del Decreto. Esto pone de manifiesto que no siempre hay una correspondencia total entre los asesoramientos que se realizan y la finalización de la tarea dado que en muchos casos los organismos abandonan y retoman reiteradamente la tarea sin concluirlos.
a.- Asesoramientos para reevalaución de Plazos de Guarda:
Año 1997:
- Secretaría de Estado de Promoción Comunitaria
- Dirección Provincial de Vialidad.
- A.P.I.
- Caja de Jubilaciones y Pensiones: Estudio sobre Planillas de Sueldos que permitirá determinar no sólo los plazos para la Caja sino también para las Direcciones de Administración y/o de Personal de todas las Jurisdicciones a fin de evitar la duplicidad de su conservación en razón de ser una de las Series documentales que representa el mayor volumen
.
Año 1998:
- Instituto Autárquico Pcial de Obras Sociales
- Fiscalía de Estado: con Proyecto de Decreto en trámite
- Contrataciones y Suministros: con Proyecto de Decreto en trámite
- Caja de Jubilaciones y Pensiones: continua la gestión de Planillas de Sueldo con Proyecto Decreto en trámite
- U.N.L.: relevamiento de la documentación producida por las distintas Direcciones que conforman la Secretaría Administrativa –en un total de 10- y elaboración del Censo Guía de Archivos en virtud del Convenio de colaboración celebrado con dicha entidad
Año 1999:
- Defensoría del Pueblo
- Servicio Penitenciario
- Instituto Autárquico Pcial de Obras Sociales (se reitera)
- Administración Provincial de Impuestos (se reintera)
- Jefatura de Policía: U.R.I y II. Estudio sobre Prontuarios con Proyecto de Decreto (se reitera)
- U.N.L.: continuación de la tarea iniciada en el año precedente: se completó en ocho Direcciones
b.- Trámites concluidos con aprobación de Decreto:
* Decreto Nº 1.269 / 99 : modifica el decreto 0281/ 83 s/Tablas de Plazos de Conservación del Ministerio de Economía, Hacienda y Finanzas en lo correspondiente a la documentación de la Dirección Provincial de Contrataciones y Suministros.
* Decreto Nº 0224/99 : s/ plazos de guarda de la documentación de carácter contable de las Direcciones de Administración en todas los Ministerios y Secretarías de Estado. Es el resultado de un Proyecto presentado en 1.991 y trabajado en las XIV Jornadas de Archiveros de la Provincia, realizadas en 1.992, con responsables de las distintas áreas que participan de la gestión contable en el Poder Ejecutivo.
* Decreto Nº 3.054/99: s/plazos de guarda y accesibilidad documental
e informativa de los documentos producidos por la ex Dirección de Informaciones
de la Provincia como resultado de los estudios realizados en 1.991 sobre
selección, traslado y conservación y
cumplimiento del Decreto 2.547/95.
c.- Trámites con
anteproyecto de Decreto:
* Planillas de Sueldo: Estudio realizado
para la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia con relación a
duplicidad en la conservación de este tipo de documentos en las Direcciones de
Administración y/o de Personal de todos los Ministerios, Secretarías de Estado,
Empresas y Organismos Autárquicos dependientes del Estado.
* Prontuarios (Unidad Regional II – Jefatura de Policía): el Proyecto contempla la modificación del Decreto 1596/87 de la serie de referencia en lo que respecta a su denominación y plazo de guarda.
* Instituto Superior Nº 12 “Gustavo M. Zuviría”: institución dependiente del Ministerio de Educación y Cultura, es el resultado de propuestas realizadas por alumnos de 3er. Año de la Carrera de Archivística en las cátedras de Seminario Interdisciplinario y Pasantía en Archivos.
* Escuela de Servicio Social: Reevaluación y ampliación del Decreto Nº 3761/91 –Secretaría de Estado de Promoción Comunitaria- propuesta realizada a partir de la aplicación del mencionado decreto en las Cátedras de Seminario Interdisciplinario y Pasantía en Archivos
* Ex Cámara de Alquileres de la Provincia: Tabla de Plazos de guarda de la documentación producida por la entidad (Ministerio de Gobierno, Justicia y Culto). Estudio realizado sobre un fondo cerrado en virtud de la supresión del organismo en 1978. Propuesta de Proyecto de Decreto realizado por un grupo de beneficiarios de los Planes de Emergencia Laboral “Servicios Comunitarios”, a nivel nacional y “Fortalecer”, provincial.
2.- Gestiones sobre Descarte: el organismo que cuenta con Tabla de Plazos de Conservación aprobadas por Decreto inicia la tramitación con el Archivo Intermedio presentando el Inventario y Acta de Eliminación por triplicado, según modelo normalizado, para solicitar la autorización correspondiente.
1997
Dir. Técnica Legislativa 1955-1958 5
Dir. Técnica Legislativa 1967-1971 3
Archivo Histórico (A.G.P.) 1995 1
Caja Pens. Soc. - .Ley 5110 1942-1993 52
Policía: U.R. XIX (Vera) 1969-1991 8
Sec. Promoción Comunitaria 1990-1993 58
Caja de Jubilaciones y Pens. 1938-1990 15
Dir. Despacho (Mrio. Educación ) 1952-1995 12
Esc.Normal Gral.San Martín 1926-1984 3
TOTAL: 157
1998
Archivo Histórico (A.G.P.) 1989-1996 4
Archivo Histórico (Mrio.Gobierno) 1949-1952 20,37
Archivo Histórico (Mrio.Gobierno) 1944-1947 12,12
Dir.Téc. Legislativa (Mrio.Gobierno) 1959-1966 9
Arch. Intermedio (Del.Gob.en CapFed) 1956-1986 11,90
Gobernación (Sec.Gral y Téc.) 1975-1984 4,44
Gobernación (Sec.Gral.y Téc.) 1964-1984 7,08
Esc. Normal Gral. San Martín 1926-1984 7,30
Esc. Servicios Sociales (SecPromCom) 1977-1996 12
Empresa Prov. de la Energía 1981-1986 20
TOTAL: 106,83
1999
Archivo Histórico (A.G..P.) 1997 0,50
Arch. Intermedio (Mrio. Gobierno) 1957-1960 60
Arch. Intermedio (Contaduría) 1967-1978 12
Mrio. de Salud (Dir.Despacho) 1993-1996 4
Mrio. de Salud (Dir.Despacho) 1974-1983 7
Mrio. de Salud (Dir Administración) 1971-1983 146
Mrio. de Salud (Dir.Estadística) 1991-1997 71
Fiscalía de Estado 1977-1992 9
Mrio. de Educación (Dir. Despacho) 1971-1996 21
Mrio Gobierno (Dir.Téc.Legislativa) 1972-1978 9
Mrio. de Gobierno (Dir.Administración) 1981-1986 244
TOTAL
:
583,50
El volumen documental autorizado para su eliminación representa un importante ahorrro de espacio y de estanterías y por tanto de recursos económicos. Este ahorro permite un uso racional de los recursos financieros y humanos y una transferencia inmediata de los beneficios para la conservación adecuada de los documentos de carácter permanente.
Es de destacar que el importante volumen correspondiente al año 1999 se encuentra en relación directa con la aplicación del Decreto Nº 224/99 para la eliminación de documentos contables que sumó 471 ml. manteniéndose, para el resto de la documentación, los valores de los otros años: 112 ml.
DESCARTES 1997 1998 1999
Total ml 157 108,21 583
Ahorro en estanterías 32 22 116
(con cinco anaqueles)
Ahorro en espacio (m2) 26 17,20 92
Conclusiones:
Los estudios de selección que comienzan a realizarse con la creación del Archivo Intermedio, al inicio de la década del 80, comienza a ver sus resultados sobre el final de la misma e inicios de los 90 para alcanzar cierto grado de sistematización en los últimos tres años .
En el período 1.989-1.992 el total de metros lineales descartados alcanza a 586,20 –92 m2- lo que representa un promedio anual de 23 m2 por el espacio que ocupan las estanterías. Es así que este ahorro de espacio y en la zona donde se encuentran depositados los documentos, corresponde a la Categoría A, donde el valor del m2 alcanza, hoy, a los $700.- el m2 observamos que el Estado Provincial, con esta tarea, a efectuado un ahorro de $16.100 anuales más $1.305 por el recupero de 26 estanterías por año ($45 el valor de un estante con 5 anaqueles) lo que alcanza un total de $17.405.
En los años1993-1.996 el total de metros lineales suman 377 (23,30 año 93; 62,95 el 94; 131,25 en el 95 y 160,50 para el 96). Por tanto, como en el caso anterior, se han desocupado de manera racional 60 m2 y 78 estanterías que significa un ahorro promedio de $9.280 por año.
En este lapso de tiempo se realizaron dos descartes de excepción –Ministerio de Gobierno: Dirección de Administración y Ministerio de Obras y Servicios Públicos: Dirección de Despacho- que no se incorporaron a los valores del período, por la modalidad que tuvieron, pero que representaron fuertes erogaciones para el Poder Ejecutivo en virtud de las reparaciones que debieron realizarse en la Casa de Gobierno por el sobrepeso y de los montos de alquiler que se pagaban.
Esta
última etapa, 1.997-1.999, los metros
lineales alcanzan un total de 848,21 metros lineales y los metros cuadrados
135,20 representando un ahorro de $94.640 en espacio y $5.220 en estanterías
que representan un ahorro promedio de $33.286 al año si bien se debe considerar
que el incremento significativo de este último año se debe al Estudio de los
documentos contables y el Decreto que lo aprueba.
Los programas desarrollados hasta aquí fueron reformulados y presentados en 1.997 al Gobierno Provincial en cumplimiento al Decreto Nº 1304/96, mediante el cual se dispone encarar el Proceso de Reforma del Estado, y el Nº 1466 que obliga a los responsables de áreas a elaborar Proyectos de reformulación de los procesos organizativos, instrumentales y ejecutivos de los Organismos con la finalidad de determinar necesidades, optimización de recursos existentes, mejoramiento de la calidad de los servicios y logro de reales economías
El ahorro logrado, en 1.999, está muy próximo a la proyectado en la propuesta pese a que, desde el Gobierno, no se realizaran las erogaciones mínimas para su ejecución.
2.- Asesoramiento a Empresas Privatizadas: orientados a la preservación del Patrimonio Documental de la Provincia.
- Aguas Provinciales de Santa Fe (ex DI.P.OS y DIPOS residual): referido a la documentación que en carácter de “en trámite” permanece en el “Ente Residual” y a pautas de conservación adecuada para los documentos de carácter histórico (planos y tramitaciones vinculadas a la instalación de red domiciliaria).
- Nuevo Banco de Santa Fe (ex Banco Provincial de Santa Fe): vinculado, como en el caso anterior, al proceso de privatización.
- Multicanal (ex cablevideo): se recomienda la organización de un archivo que refleje la memoria colectiva de la localidad.
II.- ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO:
En este programa el archivo intermedio interviene como nexo entre los archivos jurisdiccionales, sectoriales y de oficina del Poder Ejecutivo Provincial con la finalidad de reglamentar, ordenar y normalizar el uso y aplicación de las distintas técnicas archivísticas.
Esta actividad muchas veces se hace extensiva a los otros Poderes –Legislativo y Judicial-, a Municipalidades y Comunas, mediante convenio con el S.I.P.A.R., y organismos no gubernamentales que lo solicitan .
Las modalidades mediante las cuales
se ejecuta son los asesoramientos y las inspecciones y fiscalizaciones:
1.-
Asesoramiento Técnico:
- Ministerio de Educación y Cultura: el archivo jurisdiccional solicita la intervención del Archivo Intermedio por las condiciones edilicias del depósito que funciona como anexo del archivo jurisdiccional del Ministerio.
- Caja de Pensiones Sociales - Ley 5110:
* sol. la intervención del Archivo Intermedio por las condiciones para habilitar el subsuelo del edificio para funcionamiento del Archivo.
* sol. asesoramiento para la realización del Reglamento para funcionamiento interno del Archivo de la Caja de Pensiones Sociales Ley 5ll0. Aprobado por Resolución en mayo de 1997.-
-.: U.N.L sobre técnicas de conservación y funcionamiento entre los archivos de oficina y los sectoriales.
2.- Inspecciones y Fiscalizaciones:
Acta Nº 40:
Aguas Provinciales de Santa Fe.
En relación a la privatización de la producción y distribución de agua potable en la ciudad de Santa Fe. (DIPOS), se realizó una visita a la nueva Empresa, encargada del servicio , a fin de ofrecer el servicio de asesoramiento por parte del Archivo Intermedio. Y acordar se respeten los términos de lo dispuesto en el pliego de licitación respecto a la defensa del Patrimonio Histórico Provincial.
Acta
Nº 41: Defensoría del Pueblo (Poder Legislativo):
Se dio inicio a una serie de reuniones de trabajo que con posterioridad se llevarían a cabo con los responsables de Santa Fe y Rosario, a fin de concretarse un estudio de selección sobre los documentos producidos y una ampliación del decreto que establece los plazos de guarda para dicha documentación.
Acta Nº 42: I. A. P. O.S.
Se realizaron distintas reuniones, a fin de acordar pautas y criterios para reiniciar la tarea de reevaluación de las tablas de plazos de guarda de la documentación producida por dicho organismo y que están incorporadas en el Decreto Nº del Ministerio de Salud y Bienestar Social.
Acta Nº 43: Universidad
Nacional del Litoral.
De acuerdo al Convenio firmado por la Universidad y el Archivo General de la Provincia se realizaron reuniones realizadas formaron parte del relevamiento de archivos universitarios que se llevaron a cabo para la realización del Censo Guía de Archivos Iberoamericanos
y el aprovechamiento de dicho relevamiento a fin de encarar a posteriori un Estudio de Selección para los documentos producidos por la Secretaría Administrativa
Acta Nº 44: Universidad
Nacional del Litoral.
Se realizaron reuniones con las dependencias faltantes del área administrativa a fin de completar el relevamiento de los archivos universitarios y su incorporación a la base de datos CARC por el Centro de Información de Archivos de España y su consulta por Internet.
Se realizaron distintas reuniones a fin de la elaborar el anteproyecto de la modificatoria del Decreto Nº1596/87 del Ministerio de Gobierno, Justicia y Culto que fija los plazos de guarda para la documentación que produce el Servicio
Acta Nº 46: Unidad
Regional II de la Policía de Rosario.
Se realizaron distintas reuniones en relación al archivo de prontuarios y se verifició el estado de conservación de la documentación y las condiciones del ámbito físico donde se encuentra depositada. Se acordaron pautas sobre las tareas relativas al traslado de dicha documentación.
1.997-1.999
“GASPAR TOCCHI”
El Archivo Intermedio inaugura la nueva sede de su sala de consulta, el 2 de setiembre de 1.999 en el marco de las XXI Jornadas de Archiveros de la Provincia de Santa Fe, ubicada en San Martín y Amenábar. La denominación de la misma es en homenaje al Sr. Gaspar Tocchi como donante de la colección de revistas más importante
La tarea de traslado se realiza con la supervisión del responsable del área, Fernando Nogueira y la colaboración beneficiarios de los Planes de Emergencia Laboral y de internos de la Cárcel de Coronda, las Flores y Patronato. La misma consistió en el traslado, ordenación y estanteado de 831 tomos de diarios, 16.854 revistas de la donación “Tocchi” y que se encontraba depositada, transitoriamente, en la Dirección Nacional de Arquitectura sin posibilidad de brindarla a la consulta y 5.886 revistas que ya formaban parte del acervo. El material descrito cuenta con el inventario correspondiente.
En este período el Sr. Raúl Núñez, con pasantes de los Planes de capacitación y trabajo, repararon y restauraron 131 lomos de tomos de diarios y confeccionaron cajas especiales para la conservación de tomos del diario “Nueva Época”, 1.900-1.906, que fueran desarmados para su microfilmación.
Actualmente cuenta con 10.280 fotogramas lo que representa un incremento del 280 %, en el período, correspondiendo 5.180 fotogramas a la donación de material que perteneciera al conocido “Mago Dingo” y el resto, 2.228, como resultado de la Propuesta realizada por la Dirección General en el Diario El Litoral “… no las tire …. DONELAS “. Todo el material ingresado cuenta con el inventario correspondiente.