SIPAR
PONENCIA
PRESENTADA POR EL ORGANISMO EN LAS
XI JORNADAS DE
ARCHIVEROS DE ARGENTINA.
Mar del Plata, 1999.
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ANÁLISIS SOBRE
LA NORMA ISAD (G) Y SU IMPLENTACIÓN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA PROVINCIA DE
SANTA FE INTRODUCCIÓN: Los
días 7 y 8 de julio se reunieron en Buenos Aires, bajo la convocatoria del Banco Mundial, la Organización de Estados
Americanos -OEA -, y la Fundación
Tavera de Mapfre –España -, archivos públicos y privados de todo el país para
discutir cuestiones pertinentes a la formación de una estrategia para el
desarrollo de los archivos en la Argentina y estimular a las agencias de
fomento, nacionales e internacionales, a patrocinar proyectos en el área
archivística (organización de archivos, implementación de programas de
gestión de documentos, creación de instituciones archivísticas y
formación/capacitación de recursos humanos). Una
de las propuestas tratadas refirió a las posibilidades que existen de
financiamiento externo, con destino a determinados proyectos estableciendo
que los emprendimientos debían pensarse dentro de los estándares
internacionales: Normas ISO e ISAD-G, así como la elección de los sistemas
tecnológicos. A
raíz de esta reunión la Dirección Gral. del Archivo Gral. de la Provincia de
Santa Fe produjo la Disposición Nº 163 del 15 de julio constituyendo un grupo
de trabajo que analizara la forma de aplicar esta norma a los fondos del
organismo y presentar un informe para ofrecerlo en las XI Jornadas de Archiveros de Argentina que se
realizó en la ciudad de Mar del Plata los días 19, 20 y 21 de agosto de 1999. Dado
lo exiguo del tiempo se discutió en general
y se acordó realizar una consideración global con respecto a su aplicación a
los fondos del Archivo General y dos aplicaciones prácticas obre sendas
Secciones: Cabildo de Santa Fe y Poder Legislativo. NORMAS ISAD (G):
Consideraciones generales
El texto de las Normas ISAD (G)
con el cual hemos trabajado –reglas elaboradas teniendo en cuenta las MAD2 de
origen inglés, las RAD, canadienses y el APPM norteamericano-, es la edición
mexicana de 1997, versión en español que apareció luego de un largo proceso. Este se inició en 1990, cuando las reglas
generales vieron la luz después que un subgrupo de la Comisión ad hoc de
Normas de Descripción Archivística del CIA, preparó un borrador que fue
completado en 1991 y discutido, modificado y ampliado en una reunión plenaria
de la Comisión reunida en Madrid en enero de 1992, por lo que recibió el
nombre de Borrador de Madrid . Este documento fue entregado, a partir de febrero
de aquel año, a la comunidad archivística internacional. Traducido a las lenguas oficiales del CIA, se
distribuyó como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos que
tuvo lugar en setiembre de 1992 donde fue discutido en sesión abierta dando
lugar a variados e importantes comentarios que fueron recogidos por aquella
Comisión especial que se reunió en 1993 para analizarlas conjuntamente con
las sugerencias que les habían hecho llegar quienes no habían participado del
Congreso. Actualmente las normas están en un período de revisión
internacional para llegar a recomendar al CIA, en Sevilla 2000, la
publicación definitiva. Empero, sabemos que algunos archivos
hispanoamericanos son reticentes, aún, a su aplicación. Creemos
que los objetivos propuestos para el proceso de descripción archivística, son
oportunas: a)
asegurar la creación
de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas, b)
facilitar la
recuperación y el intercambio de información sobre la documentación del
archivo, c)
hacer posible
compartir los encabezamientos autorizados, d)
posibilitar la
integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado
de información. No compartimos, en cambio, la idea de “que sean
aplicables a las descripciones de documentos sin tener en cuenta la
naturaleza o volumen de la unidad de descripción”, porque estamos convencidos
que en cada unidad de información: Archivo, Biblioteca. Centro de
Documentación, Museo, etc., la elección del nivel de descripción de los
documentos que integran su patrimonio,
es decir la consideración de qué elementos de la información de forma
y/o fondo se han seleccionado para ofrecerlos de manera normalizada en un
instrumento de control descriptivo, depende de varios factores: Ø Naturaleza
de la unidad de información; dependencia, organización; Ø Volumen de
la unidad de información; Ø Alcance de
la misma: general. Especializada; Ø Naturaleza
del sistema de búsqueda y recupero de la información : manual, automatizada; Ø Ámbito de
la búsqueda de la información: local, externa; Ø Sistemas de
satisfacción de la demanda informativa; Ø Nivel de
preparación técnica del profesional de la información; Ø Analogías y
diferencias en la tradición documental
entre las U. de I. que intercambian esa información, entre otros. En el ámbito de las bibliotecas y los centros de
documentación creemos que estos ítems pueden ser satisfechos en su totalidad.
Nos caben dudas en lo que respecta a los Archivos y a los Museos.
Lógicamente, en este trabajo nos ocuparemos de los primeros. Si se quieren aplicar las ISAD (G)
internacionalmente, con vistas a cumplir el objetivo b), a los Archivos se le
exigirá un prolongado y exhaustivo trabajo cooperativo porque, por un lado,
no todos han realizado una completa labor descriptiva de sus fondos y, por otra
parte, porque la tradición documental difiere de los países hispanohablantes
de la de los angloparlantes, como así también la terminología utilizada en
uno y otro ámbito a veces, incluso, para los mismos documentos. Si bien es cierto las pautas descriptivas pueden
consensuarse, al menos en lo que atañe a los archivos latinoamericanos, no es
de difícil aplicación ya que, por un
lado, porque al menos en lo que refiere a la descripción de sus fondos, muchos han utilizado las reglas propuestas
por Theodore Schellemberg en 1961 en su libro Técnicas descriptivas de archivos y las Normas ISAD (G) respetan, en un alto grado, aquellas
recomendaciones porque uno de sus autores, Michael Cook, fue “discípulo
dilecto” del archivero estadounidense. Por otra parte, muchos de los archivos
norteamericanos y canadienses, también respetaron las reglas de Schellemberg
para su control descriptivo. Por todo
ello, consideramos que, con algunos
ajustes y “aggiornamentos”, las guías, catálogos, índices, listas ya elaboradas
puedan responder a la normas propuestas por la CIA y los que estén por
elaborarse podrán tenerlas en cuenta. El
léxico ya es otra cosa. Por que por ejemplo: file, que etimológicamente para los “yankees” tiene más que ver
con el lugar físico de guarda que con expediente
que es un término en español con el que se lo ha relacionado o ítem, para los norteamericanos: unidad
más pequeña de un archivo, indivisible intelectualmente y que forma parte de
un file, diferente al concepto de unidad documental que tiene similar
acepción pero que entre nosotros admite ser clasificada en simple: Acta de declaración de la independencia
argentina; compuesto: expediente,
por no citar más que algunos casos. De
allí que estemos abocados a la elaboración de un Tesauro de archivística. Todo esto nos lleva a pensar si las ISAD (G) son
aplicables a todos los archivos hispanoamericanos y anglófilos sin la
normalización previa, entre otros rubros, de la terminología que les permita
el intercambio internacional de información. En lo que hace a las 6 áreas de información en que
se ha estructurado la descripción que tiene mucha semejanza con el esquema
propuesto por las AACR2 que en bibliotecología y documentología se utilizan
para la representación exacta de la forma y el contenido de documentos en
cualquier soporte, coincidimos con el esquema general pero tenemos algunas
reservas en algunos de los elementos que se incluyen. En el punto 1.5 de la introducción de las
normas, es establece que de los 26 elementos que incluyen estas reglas
generales, 5 ó 6 son esenciales. Analicemos cada uno en relación con nuestra
realidad archivística: Todos
pertenecen al área 3. ELEMENTOS DE
DESCRIPCIÓN y dentro de ésta al Área de
identificación a) Código
de referencias: los archivos argentinos no utilizan los
“Códigos para la representación de los nombres de los países”, ISO 3.166
(revisados en 1997, 1998 y 1999); ni los correspondientes a los archivos del
país y a los provinciales (Iram 32.000 1a. parte, revisada en 1994). En 1999
a iniciativa de la Comisión Argentina de Desarrollos de Archivo, C.A.D.A., se
inició ante el Archivo Gral. de la Nación,
el trámite para su obtención. b)
Título:
habrá que tener en cuenta que este elemento no es común en la documentación
descripta en los archivos hispanoamericanos. Podrían llegar a normalizarse
siempre que no violenten el original con el que se produjeron los documentos
cuya tipología puede variar en países de habla española, portuguesa, inglesa,
etc. c) Fechas de creación: nuestra
práctica archivística ha tendido a considerar, en las secciones y
subsecciones, las fechas extremas en cada serie y fechas de inicio y término de un trámite en los asientos
catalográficos de una unidad documental. Solamente considera “fecha de creación” de la unidad
documental en series muy especiales como es el caso de las Actas
capitulares. d) Volumen de la unidad de descripción: en
nuestros archivos se ha especificado siempre el volumen documental teniendo
en cuenta cantidad, volumen y tamaño según el soporte documental en que está
la información. e) Nivel de descripción: la práctica
archivística local es coincidente con lo establecido en la regla 3.1.4. LAS NORMAS ISAD
(G) Y LAS REGLAS DE SCHELLENBERG(*) 1.
DESCRIPCIÓN EN
VARIOS NIVELES RELACIONADOS 1.1
INTRODUCCIÓN Si el fondo se está describiendo como un todo,
debería representarse en una sola descripción, utilizando los elementos que
se muestran, más adelante, en la sección tercera de este documento. Si se
requiere la descripción de las partes del fondo, éstas se pueden describir,
también, por separado y utilizando los
elementos apropiados de la sección tercera. La suma total de todas las
descripciones así obtenidas, relacionadas jerárquicamente, representa el
fondo y aquellas partes que fueron descritas. Para los propósitos de estas
reglas, esta técnica de descripción de denomina descripción en varios niveles. Cuatro reglas fundamentales son de aplicación
cuando se establece una descripción en varios niveles. Se exponen en las
reglas 2.1 a 2.4. “La
forma en que los documentos deben describirse depende del uso que se hará de
ellos, Al describir (enumerar las
cualidades esenciales de un objeto) e identificar la unidad documental se
deben tener en cuenta: ·
el objetivo de la labor descriptiva es el
hacer accesibles los documentos que custodia el repositorio; ·
el finalidad de un programa proporcionar
con prontitud ciertos datos útiles para quienes necesiten los documentos; proporcionar
datos informativos sobre determinados documentos” ( pág. 5, 6) “Las técnicas archivísticas para describir fondos
empleados se relacionan principalmente con las amplias o con las pequeñas
unidades documentales, es decir, con los grupos documentales y las piezas documentales” (pág. 2) 2.
REGLAS DE
DESCRIPCIÓN EN VARIOS NIVELES 2.1
DESCRIPCIÓN DE LO GENERAL A LO
ESPECÍFICO: Objetivo: Representar el contexto y la estructura
jerárquica del fondo y de sus partes -
Regla: En el primer nivel, la descripción debe dar información
del fondo como un todo. En los siguientes niveles debe darse información de
las partes descritas. Las descripciones resultantes se mostrarán en una
relación jerárquica desde la parte al todo, yendo desde el nivel más amplio
(fondo) al más específico. “La
organización debe aclarar las relaciones que existen entre los asuntos y las
varias colecciones de documentos . La información más general debe mostrar
las más amplias clases ------------------------------------------ (*) en verde azulado lo establecido por las
ISAD (G), en negro lo expresado por Schellemberg de materias o asuntos..., la
información más específica debe destacar los atributos más importantes de
cada grupo (procedencia, contenido, características físicas), (pág. 45) 2.2
INFORMACIÓN PERTINENTE SEGÚN EL
NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Objetivo: Representar de forma el
contexto y contenido de la unidad de descripción - Regla:
Proporcionar, solamente, la información que sea adecuada al nivel que se está
describiendo. Por ejemplo, si la unidad de descripción es un fondo, no se
proporcionará información detallada sobre el contenido de un expediente, ni
sobre la historia administrativa de todo un organismo si el productor de la
unidad de descripción es una división del mismo. “Las guías deben describir todos los
acervos del repositorio a menos que sean guías especiales preparadas para
describir datos sobre determinados asuntos económicos, genealógicos o
científicos .” (pág. 45). Las listas contienen “la descripción de una pieza
documental [que] consiste en enumerar
sus caracteres internos y externos (pág. 80) En “los índices... los
documentos se identifican, no se describen” (pág. 107). 2.3 INTERCONEXIÓN
DE LAS DESCRIPCIONES: Objetivo: Dejar clara la posición que ocupa
en la estructura jerárquica la unidad de descripción. – Regla:
Relacionar cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente
superior y, en su caso, identificar el nivel de descripción. “La información que proporciona un
índice depende de la información proporcionada en las entradas descriptivas
de la guía”(pág. 50 –51). 2.4
NO REPETICIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Objetivo: Evitar la redundancia de la información en las
descripciones archivísticas relacionadas jerárquicamente – Regla:
Incluir, en el nivel superior que sea más adecuado, la información común a
todas las partes que lo componen. No repetir en el nivel inferior de
descripción la información que se haya dado en un nivel superior. 3.
ELEMENTOS DE
DESCRIPCIÓN “La información que proporciona un índice depende
de la información proporcionada en las entradas descriptivas de la guía” 3.1. ÁREA DE INDENTIFICACIÓN 3.1.1
CÓDIGO (S) DE REFERENCIA: Objetivo: Identificar el archivo y
proporcionar un nexo de unión entre los documentos la descripción que los
representa – Regla: Incluir el código del país de acuerdo con la
última versión de la norma ISO 3.166 Códigos
para la representación de los nombres de los países, seguido por el código
del archivo, de acuerdo con el código normalizado de archivos del país,
seguido del código específico del archivo local, la signatura u otro
identificador único. 3.1.2 TÍTULO: Objetivo: Dar nombre a la
unidad de descripción – Regla: Cuando la unidad de descripción tenga
un título formal, éste debe transcribirse textualmente, palabra por palabra,
con su orden y ortografía original; pero no necesariamente ni la puntuación
ni las mayúsculas.
Si se considera apropiado, se puede abreviar un título formal largo,
pero sólo si puede hacerse sin pérdida de información esencial. En
el caso de no existir un título, redactar uno conciso. En el nivel de fondo
incluir el nombre del productor. En los niveles más bajos incluir, por
ejemplo, el nombre del productor y un término indicando la tipología de los
documentos que comprende la unidad de descripción y, si fuera apropiado, una
frase reflejando función, actividad, materia, localización o asunto. Distinguir
entre títulos formales y atribuidos de acuerdo con las normas nacionales o
del lenguaje. “El título de la ficha debe proporcionar la
información que identifica la colección o pieza documental que vaya a
catalogarse”. En las guías “los grupos deben ser identificados bajo
encabezamiento por nombre o por número” (pág. 48) 3.1.3
FECHAS DE CREACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN: Objetivo: Identificar y recoger
las fechas de creación de la documentación de la unidad de descripción – Reglas:
Se datará cuando se ha producido la documentación que compone la unidad de descripción tanto en el caso de una
única fecha como en el de un período cronológico. Se deberán incluir las
fechas de creación si es un período cronológico, excepto si la unidad de
descripción es un fondo abierto (o parte de él) a nuevas transferencias. Opcionalmente
incluir también: (a)
las fechas
predominantes o las lagunas más significativas. No incluir
nunca las fechas predominantes sin la fecha extremas. (b)
La(s) fecha(s) de
los documentos que custodia el archivo. “Deben
indicarse la primera y la última fecha del período en que fue confeccionada
la colección de documentos...En el caso de una pieza que tiene una sola fecha
fija, ésta debe indicarse...” “Deben indicarse las fechas topes en que los
documentos fueron confeccionados, Las fechas tipo general abarcan los años en
que fueron el 1º y el último documento de la colección. Se recomienda el uso
de paréntesis para indicar los años en que la mayor o la más importante parte
de los documentos haya sido confeccionada”. Se indican las “lagunas”, las
fechas inexactas o aproximadas deben ser precedidas por la abreviatura “ca.”
(pág. 69, 88, 139) 3.1.4
NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Objetivo: Identificar el nivel
de descripción – Regla: Indicar el nivel de esa unidad de descripción. Schellenberg no lo especifica, aunque guías: “... especie de catálogos de
un repositorio de documentos...[que] tienen dos objetivos... proporcionar
información general de todos los acervos de un repositorio y proporcionar
información específica sobre cada uno de los grupos documentales.” (pág. 43) listas: “... describen la pieza
individual...” (pág. 83) índices: “... identifican los documentos
simplemente indicando el nombre o la sigla de la entidad productora...”,
identifican el contenido de los documentos pero, generalmente no proporcionan ni datos bibliográficos ni
biográficos.” (pág. 103) catálogos: “... identifican [los
documentos] proporcionando información sobre la entidad que los produce, su
tipo documental, el lugar y fecha de confección y la cantidad.” (pág. 117) 3.1.5
VOLUMEN DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN
(cantidad, volumen, tamaño): Objetivo: Identificar y reseñar: a) el volumen físico , y
b) el soporte de la unidad de descripción – REGLAS: Reseñar el volumen
de la unidad de descripción dando el número de unidades físicas en cifras
arábigas y la denominación específica más apropiada del tipo de soportes que
existen en la unidad de descripción. O
bien se pueden dar los metros lineales de estantería o los metros cúbicos de
la unidad de descripción. Si
el tamaño de la unidad de descripción
se da en metros lineales y se desea ofrecer información adicional, ésta se
añadirá entre paréntesis. Cuando
la unidad de descripción es un fondo abierto (o parte de él) a nuevas
transferencias, de forma opcional se puede hacer constar la dimensión
conocida en una fecha determinada y/o de la parte que se tiene en custodia. “Para fines descriptivos el formato de una
unidad documental tienen relativamente poca importancia y debe mencionarse
sólo en casos especiales.” (pág. 26). “La
cantidad de documentos de una colección debe expresarse ... en metros
lineales (“esta medida incluye el espacio ocupado por los recipientes o cajas
que guardan los documentos”, pág. 70) y también por el número de que está
compuesta...” (pág. 139). La cantidad de microfilm puede expresarse indicando
la longitud de la película o sí hay más de un rollo especificando el número
de rollos...” (pág. 71). 3.2. ÁREA DE CONTEXTO [También cabe la posibilidad de
organizar parte de la información de esta área –concretamente el nombre del
productor y la historia institucional o biográfica- en ficheros de encabezamientos
autorizados independientes pero relacionados] 3.2.1
NOMBRE DEL PRODUCTOR: Objetivo: Identificar el
productor o (productores) de la unidad de descripción – Regla: Nombre
del organismo (u organismos) o del individuo (o individuos) responsables de
la producción de la unidad de descripción a condición de que esta información
no aparezca en el título. “...
una colección o pieza documental debe llevar el nombre de la persona o
corporación a quien debe su origen. Una colección debe llevar el nombre del
coleccionista sólo cuando no sea posible darle el nombre quien la produjo”
(pág. 138) (Catálogos) 3.2.2
HISTORIA INSTITUCIONAL/BIOGRÁFICA: Objetivo: Proporcionar una reseña histórica o datos
biográficos sobre e productor (o productores) de la unidad de descripción
para situar los documentos en su contexto y hacer que sean mejor comprendidos
– Regla: Recoger concisamente cualquier información significativa
sobre el origen, transformación, desarrollo y funcionamiento del organismo u
organismos o sobre la vida y actividad del individuo o individuos que han
producido la unidad de descripción. Si se incluye información adicional,
procedente de una fuente publicada, ésta debe citarse. En
el caso de personas o familias se recopilará información tal como nombre
completo, apellidos y títulos, fechas de nacimiento y muerte, lugar de
nacimiento, sucesivas residencias, actividades, ocupaciones o cargos
públicos, nombres originales, seudónimos y alias, realizaciones
significativas y lugar de fallecimiento. Si
se trata de organismo, incluir información tal como el nombre oficial, fechas
de existencia, legislación que lo regula, funciones, objetivos y desarrollo
del organismo, su jerarquía administrativa y sus sucesivas denominaciones. En
las guías: “Si la colección es extensa, los hechos sobresalientes pueden
incorporarse a una biografía si la entidad productora es una persona, o en
una historia administrativa si la entidad productora es una corporación o una
dependencia gubernamental.” “La biografía o historia administrativa por lo
gral. debe incorporada a un párrafo separado”, “...la importancia de datos
biográficos [sirve] para aclarar la índole y el contenido de papeles
privados” (p. 72). En
las listas: “... normalmente no es necesario dar datos biográficos sobre el
autor. La inclusión de datos biográficos a menudo difíciles de encontrar...”
“Las fechas de nacimiento y muerte deben colocarse entre paréntesis
inmediatamente después del nombre de la persona”. Se deben proporcionar
fechas de creación y terminación ..., hechos sobresalientes sobre el
desarrollo orgánico y funcional...” (pág. 87) 3.2.3 FECHAS EXTREMAS EN QUE EL
PRODUCTOR HA GENERADO LOS DOCUMENTOS DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN: Objetivo:
Proporcionar la(s) fecha(s) en que se ha generado la unidad de descripción
(ejemplo: serie, expediente) por su productor – Regla: Dar la(s)
fecha(s) extrema(s) de la documentación generada en la documentación generada
en la unidad de descripción por el productor como una fecha única o como
período cronológico. La fecha o fechas recogidas aquí se refieren a acciones
registradas en los documentos por el productor y no pueden ser anteriores a
la fecha de la creación del organismo o a la fecha de nacimiento del
individuo productor. Estas fechas pueden ser distintas de las fechas
indicadas en 3.1.3 Fechas de creación de los documentos de la unidad de
descripción, en aquellos casos en que la unidad de descripción sea el
resultado de una actividad que incluya la adquisición de documentos generados
antes de su archivo por el productor, tal como documentos generados por otras
procedencias durante la investigación o acción legal. 3.2.4
HISTORIA DE LA CUSTODIA DE LOS
DOCUMENTOS: Objetivo:
Proporcionar información sobre los cambios de propiedad y custodia de la
unidad de descripción que sean significativos para determinar su
autenticidad, integridad e interpretación – Regla: Reseñar las
sucesivas transferencias de propiedad y custodia de la unidad de descripción
junto con las fechas de las mismas, en tanto puedan determinarse. Si la
historia de la custodia es desconocida debe reseñarse este hecho. Cuando
la unidad de descripción se recibe directamente de su productor, no se debe
incluir una historia de la custodia sino que esa información se recogerá,
preferiblemente, en el elemento Forma de Ingreso (véase 3.2.5). En
las guías, “Cuando se trata de materiales originales, conviene indicar si el
repositorio los ha adquirido por donación o por compra. En el párrafo
descriptivo puede identificarse el donador o el vendedor, También pueden dárseles reconocimiento a
personas que hayan donado sus papeles, en una lista de donadores que se
incorpora a la guía...” (pág. 77) 3.2.5
FORMA DE INGRESO: Objetivo:
Recoger las circunstancias relativas a la forma de ingreso – Regla: Recoger
el donante o procedencia de donde se recibió la unidad de descripción y fecha
y/o método de ingreso si parte o toda esta información no es confidencial. Si
la procedencia o donante es desconocida recoger esta información.
Opcionalmente, añadir números o códigos de acceso. 3.3. ÁREA DE CONTENIDO Y
ESTRUCTURA 3.2.1 RESUMEN /NOTA DE
ALCANCE Y CONTENIDO: Objetivo: Identificar el contenido y tipología de la
unidad de descripción para permitir a los usuarios juzgar su interés
potencial – Regla: Dar un breve resumen del contenido (incluyendo
período cronológico) de la unidad de
descripción. Incluir información sobre la tipología adecuándola al nivel de
descripción. No repetir aquí información proporcionada ya en otros apartados
de la descripción. “El contenido substantivo de una pieza documental
‘debe describirse solamente cuando éste no se ha podido aclarar adecuadamente
mediante el encabezamiento de materias bajo el cual la pieza está colocada,
pues se entiende que dicho encabezamiento debe mostrar los aspectos más
importantes del contenido” (pág. 89) 3.2.2 VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN: Objetivo:
Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración, selección y
eliminación efectuada – Reglas: Indicar cualquier acción de valoración
efectuada en la unidad de descripción si tal acción afecta a la interpretación de los documentos. Cuando sea conveniente, indicar
la autoridad que efectuó la acción. 3.3.3 NUEVOS
INGRESOS: Objetivos:
Informar al usuario de los posibles cambios en el volumen de la unidad de
descripción – Regla: Indicar si se esperan nuevos ingresos,
transferencias adicionales o depósitos, se dará, cuando sea conveniente, una
estimación de su cantidad y frecuencia. 3.3.4 ORGANIZACIÓN:
Objetivos: Proporcionar
información sobre la organización de la unidad de descripción – Regla:
Dar información sobre la organización de la unidad de descripción.
Especificar las principales características de la estructura interna, el
orden de los documentos y, si fuera conveniente, la forma como ha sido
tratados por el archivero. “En las guías en que las entradas tienen
ordenación alfabética por nombre de grupo...”, “Los grupos pueden
identificarse por número cuando a cada grupo se le ha asignado también un
número.” (pág. 48). “La lista de
documentos personales... está dividida en dos partes –una en orden alfabético
y la otra en orden cronológico.” “Cuando se describen papeles privados, las
entradas en la guía deben agruparse en clases si los papeles están ordenados
por clases en los anaqueles del repositorio. En otras palabras, la ordenación
de las entradas en la guía debe corresponder a la ordenación de los
documentos en los anaqueles .” (pág. 55) “Cuando se describen grupos documentales
(documentos públicos), las entradas en la guía deben ordenarse a modo que
reflejen la estructura orgánica del gobierno que produjo los documentos”
(pág. 57) 3.4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN 3.4.1 SITUACIÓN
JURÍDICA: Objetivo: Proporcionar información sobre la situación legal de la unidad de
descripción – Regla: Recoger información sobre la situación legal de
la unidad de descripción. 3.4.2.
CONDICIONES DE ACCESO:
Objetivo: Indicar cualquier condición que restrinja o afecte al acceso
a la unidad de descripción – Regla: Informar sobre las condiciones que
restrinjan o afecten la accesibilidad de la unidad de descripción. Se
indicará el alcance del período de restricción de la consulta y la fecha en
que los documentos estarán disponibles. En la guía “Debe proporcionarse información sobre
el uso o consulta de la colección” “Si hay restricciones que limitan el uso
de los documentos, convienen indicarlas y cuando sea posible especificar las
restricciones tales como derecho de autor y otras.” (pág. 78)1 3.4.3 DERECHOS
DE AUTOR/NORMAS SOBRE REPRODUCCIÓN: Objetivo: Identificar cualquier restricción sobre la utilización o reproducción de la unidad de descripción
– Regla: Informar sobre las normas que regulan la utilización o
reproducción de la unidad de descripción después de haber obtenido el acceso
a ella. Si las condiciones sobre uso, reproducción o publicación se
desconocen o si no existiesen no es necesaria ninguna mención. 3.4.4 LENGUA
DE LOS DOCUMENTOS: Objetivo: Identificar la(s) lengua(s), tipos de escritura y símbolos
empleados en la unidad de descripción – Regla: Reseñar la lengua
predominante de los documentos que componen la unidad de descripción. Dar
cuenta de los distintos alfabetos, escrituras, símbolos o abreviaturas
empleados. 3.4.5 CARACTERÍSTICAS
FÍSICAS: Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier
característica física importante que afecte a la utilización de la unidad de
descripción - Regla: Indicar cualquier detalle físico importante
y/o la condición física permanente de la documentación que limite la
utilización de la unidad de descripción. Schellemberg propone en este punto, reglas
similares a las expresadas en 3.4.3 3.4.6
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN: Objetivo: Identificar cualquier
instrumento de descripción relacionado con la unidad de
descripción - Regla: Informar
sobre cualquier instrumento de descripción que pueda tener tanto el
archivo como el productor de los
documentos y que proporcione información relativa al contenido de la unidad
de descripción. Si fuera pertinente, incluir información sobre dónde obtener
una copia. 3.5
AREA DE
DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 3.5.1
LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES:
Objetivo: Si la unidad de descripción
es una reproducción se identificará el archivo, organismo o individuo que
conserva los originales – Regla: Si la unidad de descripción es una
reproducción y otro archivo, organismo o individuo conserva los originales,
reseñar su nombre si la información no es confidencial. Se darán también
signaturas y cualquier otra información
que pueda ayudar a localizar los documentos originales. Si se tiene
conocimiento de que los originales no existen, se dará esta información. 3.5.2
EXISTENCIAS DE COPIAS:
Objetivo: Indicar la existencia y
disponibilidad de copias de la unidad de descripción – Regla: Si la
unidad de descripción está disponible en otro soporte (ya sea en la
institución o en cualquier otro lugar), reseñarlo junto con cualquier
signatura significativa y el lugar donde puede ser consultado. “El
método de reproducción puede indicarse por uno de los términos siguientes:
impreso o mimeografiado “ (pág. 25). “Si los documentos están en forma de copias
hechas a mano o mecanografiadas, deben identificarse como transcripciones; si
han sido reproducidas por medios fotográficos, deben identificarse como
fotocopias o microfilm.” ”Cuando los documentos no son originales, es
deseable indicar la clase de copia” (pág. 28). “Si
una pieza documental está reproducida fotográficamente, este hecho debe
mencionarse. Sólo dos clases de reproducciones fotográficas deben indicarse:
la fotocopia y el microfilm” (pág. 87) 3.5.3. UNIDADES DE DESCRIPCIÓN RELACIONADAS CON EL ARCHIVO: Objetivo: Identificar unidades de descripción
relacionadas en el Archivo – Regla: Si la unidad de descripción está
formada por documentos que tienen una relación directa y significativa con
otra unidad de descripción se debe indicar esta relación. Se utilizarán unos
términos introductorios adecuados. Si
la unidad de descripción, usar el elemento de descripción llamado Instrumentos de descripción para hacer
la referencia. (3.4.6) “...una lista descriptiva por materia... debe incluir
datos informativos sobre otros documentos documentales en el depósito relacionadas con las piezas
incluidas en la lista” (pág. 85) 3.5.4.
DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA EN OTROS ARCHIVOS:
Objetivo: Identificar la existencia en
otros archivos de documentación relacionada con la procedencia de la unidad
de descripción - Regla: Si la
documentación existente en otro archivo tiene relación con la procedencia de
la unidad de descripción, debe proporcionarse información sobre la
documentación complementaria y el archivo. “Los
datos suplementarios que se proporcionan sobre el contenido substantivo deben
hacer mención únicamente del más importante asunto de la pieza, no de hechos
incidentales o relativamente sin importancia” (pág. 90) 3.5.5 BIBLIOGRAFÍA: Objetivo: Identificar cualquier publicación que se base
en la utilización, estudio o análisis de la unidad de descripción - Regla: Recoger una cita y/o
información sobre una publicación que se base en el estudio, utilización y
análisis de la unidad de descripción.
“Deben
proporcionarse datos bibliográficos que se relacionan con los documentos... [que] deben incluir los
títulos de artículos y obras impresas que hayan publicado documentos que
integran la colección y catálogos inéditos
o impresos que describen la colección de documentos.” (pág. 78, 140) 3.6
AREA DE NOTAS 3.6.1.NOTAS:
Objetivo: Proporcionar información adicional importante que
no se haya podido incluir en otras áreas -
Reglas: Recoger información
adicional importante que no se pueda incluir en ninguno de los elementos de
descripción definidos. ANALIZANDO
LA DESCRIPCIÓN PRACTICADA EN EL
A.G.P.S.F. A LA LUZ DE LAS ISAD (G) 2. REGLAS DE DESCRIPCION EN VARIOS NIVELES 2.1 Descripción de lo
general a lo específico: La Guía del Investigador proporciona,
ampliamente, la información sobre el “contexto y la estructura jerárquica del
fondo y de sus partes”, mostrando al mismo como un todo. Las partes completan
la información descriptiva con los catálogos en soporte papel, en formularios
normalizado entomados, en el Archivo Histórico y en fichas en el Archivo
Intermedio. 2.2 Información pertinente
según el nivel de descripción: En la Guía del Investigador la
información es amplia en relación con el nivel de descripción exigida
(historia administrativa, series contenidas, etc.); en los catálogos de
expedientes, por ej., la descripción analítica se realizó teniendo en cuenta
los elementos que se aconsejan contenga un asiento catalográfico: entidad
productora, fechas tope (inicio y término del trámite), iniciador, dato
geográfico, asunto o tema. 2.3. Interconexión de los
descriptores: En la Guía aparece la relación con la
unidad de descripción –Secciones y subsecciones -, y, dado que los catálogos
se han elaborado respecto a las series, la identificación está implícita. 2.4 No repetición de
información: En la Guía, al establecer la evolución
administrativa de cada sección del A.G.P.
–unidades de descripción -, se establecieron las denominaciones que se
fueron asignando, dato que se repitió
en los catálogos agregándole una sola vez las fechas de finalización del
trámite y el número de unidad de conservación correspondiente. El dato de “expediente”, “fecha de
inicio”, forman parte del formulario de catalogación lo que “evita la
redundancia”. Ejemplo: ARCHIVO DEL GOBIERNO Tomo 31 – 1867
Orden
Descripción
Inicio
1 RUEDA, Pedro...., solicita 1866 lo
que indica al usuario que el trámite se inició en 1867 y concluyó un año después
y que se conserva en el tomo 31 de la Sección Archivo del Gobierno, antigua
denominación del actual Ministerio de Gobierno, Justicia y Culto, situación
aclarada en la Guía del Investigador. 3. ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN 3.1 Área de
identificación 3.1.1 Código (s) de referencia En la Argentina no se utiliza la Norma
ISO 3.166 ni existe el Código normalizado de archivos. El Archivo Histórico
de la Provincia de Santa Fe, a raíz de sucesivas refacciones con los
traslados de documentos recién tiene en ejecución la signatura que comprende
sala - estantería – anaquel. El
Archivo Intermedio, por su parte,
utiliza un signatura –código numérico -, constituido por el elemento
identificatorio de la sala de depósito, estantería, anaquel, es decir una
codificación interna que nadie que ver con la reclamada por las normas. 3.1.2 Título: En todos los casos, las secciones y
subsecciones llevan su propia denominación, como así también las series:
expedientes, sumarios, etc. En el caso de las colecciones, a las mismas se
les ha asignado una denominación que identifica al donante y/o al productor
y/o coleccionista que “podría” interpretarse como el título que demanda la norma: Tratado interprovincial sobre construcción
del Túnel Subflubvial. -
título a nivel de Sección – Ministerio
de Gobierno, Culto, Agricultura e Instrucción Pública -
título a nivel de Subsección – Ministerio
de Gobierno, Culto, Agricultura e Instrucción Pública. Sección Instrucción Pública -
título a nivel de Serie – Propuesta de maestros españoles
Colecciones: -
título a nivel de Sección – Manuscritos y papeles
- título
a nivel de Serie – Colec. Demetrio
Iturraspe Rodríguez Manuscritos del Dr. Ramón J. Lassaga Papeles de Francisca Maziel
de Villanueva sobre encomienda de indios. -
título a nivel de Unidad documental – Papeles de Francisca Maziel de Villanueva sobre encomienda de indios. Expediente de donación de terrenos para
cuarteles en Tostado. 3.1.3 Fechas de producción de los documentos que
componen la unidad de descripción: En
los catálogos por hacer la descripción por series, se han incluido la fecha
de inicio de cada trámite (columna derecha del formulario impreso), fecha de
finalización, figura como dato incluido una sola vez, formando parte de los
elementos identificatorios de la unidad de conservación Ejemplos: ARCHIVO DEL GOBIERNO
Tomo 17 – 1858
En la Guía se insertan aclaraciones tales como: Se archivan además los copiadores de
Gobierno, 1822 – 1902. La Cámara de Alquileres de la Provincia
funcionó regulando la locación inmobiliaria desde 1943
a 1978 Además, en aquel instrumento Guía, en la
descripción de cada sección, se han consignado las lagunas significativas. (a) Serie Actas [de Cabildo de Santa Fe] ,
1573 – 1832 (falta 1573 – 1574; 1659
– 1660). (b) Expedientes Civiles [Cabildo de Santa Fe],
1573 – 1852 (en el archivo 1853 – 1952) 3.1.4 Nivel de descripción: El nivel de descripción comprende a la
sección, subsección y serie y colecciones que se listan en la guía –que
describe el fondo A.G.P. - y se reitera en los catálogos de cada sección
(Ministerio, Secretaría, ente autárquico), donante, productor. 3.1.5 Volumen de la unidad de
descripción: (Cantidad, volumen o tamaño) La Guía contempla, para los documentos
en soporte tradicional, el volumen en medidas
lineales, mientras que para los no tradicionales, la cantidad se expresa
en unidades físicas Ejemplos
Ministerio de Gobierno: m/l.: 205,70 m. 2.500
fotogramas 10
rollos de microfilmes 20
videos
3.3
Área de contexto 3.3.1
Nombre del
productor Los productores de la documentación
están consignados en la denominación de las secciones y subsecciones, de
manera que no es necesario identificarlos explícitamente. En la sección Cabildo de Santa Fe, tal
vez convendría indicar que Consejo de
Indias es el productor, por ejemplo,
de la Serie Reales Cédulas y
Provisiones. 3.2.2. Historia institucional/biográfica La guía resume la historia
administrativa de cada sección o sea de los Ministerios productores de la
documentación y con respecto a las colecciones se indican datos biográficos
simples como “ingeniero, funcionario Obras Públicas”, “poetisa”, “vecino de
Santa Fe”. 3.2.3 Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la
unidad de descripción. En la guía se especifican
las fechas para la sección en general y para cada serie en particular. 3.2.4 Historia de la custodia de los documentos Dado
que hasta la década del ’80, la transferencia de la documentación ha sido
directa desde las entidades productoras al Archivo Histórico y desde la
creación del Archivo Intermedio y habiendo hecho selección en sede de
procedencia, el traslado desde
aquellas a éste, no se consigna la historia en la Guía, pero, toda esa
información se encuentra asentada en los inventarios de remisión. 3.2.5 Forma de ingreso La
forma de ingreso se relaciona también con el punto anterior. En las
colecciones se registra el donante; en las secciones la transferencia se
realizó desde la entidad productora por lo que la procedencia y el método de
ingreso están implícitos. Como ya señalamos la fecha se registra en los
inventarios de remisión de la documental.
En
la Guía se consignó, en la Sección Cabildo de Santa Fe y para la serie
“Actas”: “Las actas correspondientes a los años
1809-1932 ...fueron recuperadas por vía judicial federal en 1989 mediante
secuestro.” 3.4
Area de contenido
y estructura 3.3.1 Resumen/nota
de alcance y contenido La guía ofrece la información suficiente en cuanto
al contenido y tipología de la unidad de descripción para permitir a los usuarios
juzgar su interés potencial. Las series tienen un amplio asiento
catalográfico que incluye todos los
elementos exigidos para estas referencias. 3.3.2 Valoración, selección
y eliminación La documentación trasladada soporta procesos de valoración,
selección y eliminación en sede de procedencia bajo la supervisión del área
respectiva del Archivo Intermedio. De acuerdo con la legislación producida
desde 1978, parte de los documentos ingresados con anterioridad a la fecha
mencionada esperan dicho proceso, aunque en la parte ya procesada se
mencionan, en los inventarios de descarte, el muestreo conservado. 3.3.3 Nuevos ingresos En la guía se indica que los decretos –prácticamente única
documentación que por problemas de espacio físico se recibe en el Archivo
Histórico -, ingresan, en forma retrospectiva, al año 10º del vigente. 3.3.4 Organización La guía ofrece, en su 1ª parte, la organización de la
unidad de descripción especificando
características principales de la estructura interna y se poseen auxiliares
de búsqueda. En los catálogos se ofrece la información respetando el
principio de orden natural de los documentos. 3.4. Área de condiciones de
acceso y utilización 3.4.1 Situación
jurídica La situación jurídica de la documentación -
poseer el dominio sobre la archivalía- está implícita en el hecho de
pertenecer –de acuerdo con la legislación vigente -, al Archivo Histórico:;
Archivo Intermedio: administra la documentación trasladada desde los
organismos productores que siguen siendo sus propietarios, situaciones,
ambas, planteadas en la Guía. 3.4.2 Condiciones
de acceso Dado que la documentación
transferida al Archivo Histórico posee la condición de histórica, es de libre consulta y está indicado, implícitamente,
en la Guía. En los inventarios de remisión de documentación en plazo
precaucional al Archivo Intermedio, se completa una columna donde se registra
el grado de acceso a la información contenida en cada serie descripta, de
acuerdo con la valoración efectuada por la entidad productora. En el caso de la documentación
transferida al Archivo General de la Provincia que involucra personas y que
tiene que ver con datos personales, se está a la espera de la legislación que
determine el grado de accesibilidad y el tiempo de guarden hasta que la
información pueda ser librada a la consulta. En el caso de documentación
dañada, en la Guía se agregó el dato de los documentos sacados de la consulta
hasta su restauración. 3.4.3 Derechos de autor/normas sobre
reproducción El hecho de que el fondo
documental del Archivo Histórico está constituido por documentos con valor
histórico, no se han establecido normas referidas a este ítem. En el caso del
Archivo Intermedio se indica que tal ejercicio requiere previa autorización
de la entidad productora; en la fototeca, por ejemplo, se exige el referato
de la colección a la que pertenece el documento. 3.4.4 Lengua de los documentos La documentación que constituye la
archivalía del A.G.P. está en idioma español por lo que no es necesario hacer
aclaraciones. En la documentación correspondiente a la Sección Cabildo de
Santa Fe tal vez, se debería indicar
el tipo de escritura utilizada (procesal, encadenada, bastardilla). 3.4.5 Características físicas En la guía se menciona la
documentación que está retirada de la consulta por su estado de deterioro o
ilegibilidad y en el catálogo, por ejemplo, el mapa o plano separado del
expediente para una conservación más adecuada por su soporte o por su tamaño. 3.4.6 Instrumentos de descripción En la Guía se indican las
secciones y subsecciones y
colecciones que poseen catálogos en soporte formularios o fichas; las fechas
tope de la documentación que puede recuperarse por base de datos electrónica
y los índices o listas. Ejemplo: “Existen auxiliares descriptivos manuales
hasta 1930 y de ellos están procesados en base de datos hasta 1926” ·
* Auxiliares descriptivos ·
= Inventario Unidades de conservación ·
+ Indices de origen En todos los traslados y transferencias la
documentación llega acompañada por los inventarios de remisión elaborados por
la entidad productora, con los datos descriptivos necesarios para el control
– localización de la documentación. 3.5. Área de documentación asociada 3.5.1 Localización de los documentos originales Toda
la documentación en soporte papel transferida al Archivo es original porque
ha provenido, principalmente de áreas del P.E., en menor cantidad del P.J. y
mínimamente del P.L. De allí que sólo
se aclara, en la Guía: Microfilmes del S. XVIII de documentación referida a
Santa Fe que se encuentra conservada en el A.G. de Indias, Sevilla -
Universidad de San Felipe, Chile y Biblioteca del Congreso de la Nación. 3.5.2
Existencia de copias En
la guía se registran aclaraciones de la existencia de copias tales como:
“Tomo 3 ½ del Archivo General en microfilme” 3.5.3
Unidades de descripción relacionados
con el Archivo En
la Guía se aclaran las áreas que continuaron la tramitación de determinados
asuntos cuando las áreas, las incumbencias o las competencias se traspasaron
de un ministerio a otro, o simplemente,
éste se suprimió , etc. 3.5.4 Documentación complementaria en otros
archivos En
este orden de cosas, la Guía proporciona información tal como: “La serie
Expedientes Civiles..., ha sido desmembrada del Archivo Capitular y se
encuentra archivada en el Departamento de Estudios Etnográficos y
coloniales...” “Personerías jurídicas,
1979 – 1999, en Inspección de Personas Jurídicas. Poseen Indices” 3.5.5
Bibliografía En
la Guía del investigador se aclara que los catálogos de las Actas Capitulares
y el Indice de Protocolos de Escribanos Públicos de la 1ª Circunscripción se
están publicando en los Boletines del A.G.P.S.Fe. 3.6
Áreas de notas 3.6.1
Notas No se consideró necesario agregarlas por cuanto la
Guía y los catálogos son suficientemente informativos como para obviarlas. Prof. GRACIELA NOEMÍ
GONZÁLEZ
Jefa Centro de Información |